Departemen personalia atau kita kenal sebagai HRD merupakan departemen yang mengurus segala sesuatu tentang karyawan. Pekerjaan hrd terdiri dari beberapa kategori antara lain perekrutan karyawan, pengurusan kontrak kerja, pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kemampuan karyawan serta menyediakan fasilitas tunjangan bagi karyawan seperti pinjaman uang ataupun properti. Tentu saja data-data pribadi karyawan pun disimpan oleh departemen ini juga. Terbayang kan jika semua itu disimpan secara manual. Bisa jadi hanya tumpukan kertas lah yang terlihat.
Perkembangan tehnologi menjawab kebutuhan bagian departemen personalia. Dengan berbasis sistem terintegrasi, Software payroll punya beberapa solusi untuk departemen personalia. Dengan software payroll, pekerjaan karyawan hrd menjadi lebih efektif. Apa saja kah tahapan dari proses payroll?
Baca Juga: Software Payroll Murah dan Berkualitas, Adakah?
Tahapan Pertama: Data Pegawai
Ini merupakan tahapan dasar dari sebuah software payroll. Data-data pegawai tersebut terdiri dari pribadi, data kompetensi dan skill karyawan. Selain itu data pegawai yang dibutuhkan LinovHR mencakup data deskripsi pekerjaan yang dilakukan karyawan. Ditambah lagi dengan jabatan serta tanggungjawab apa saja yang dimiliki karyawan tersebut. Hirarki organisasi juga merupakan pondasi bekerjanya Software Payroll. Data kehadiran serta tidak masuk karyawan pun harus dihitung dengan baik. Prosedur tidak masuk dengan alasan sakit ataupun hal-hal yang berhubungan dengan kehadiran harus di data oleh HRD. Dengan semua data yang dimiliki tersebut, maka payroll siap untuk diproses
Tahapan Kedua: Identifikasi semua Biaya-biaya yang didapat dan dikeluarkan Karyawan
Gaji dari karyawan pun bukan hanya gaji bulanan, melainkan bisa berupa uang lembur atau nilai dari suatu project tambahan. Semua insentif dari perusahaan pun harus terdata dengan baik di hrd. Biasanya perusahaan mengeluarkan insentif transportas ataupun biaya makan. Insentif pun bisa dalam bentuk tunjangan pajak, jadi para karyawan tidak perlu membayar pajak sendiri secara manual.
Tahapan Ketiga: Software Payroll Mentransfer gaji berdasarkan proses data
Di dalam software payroll juga terdapat dara perbankan para karyawan. Setiap bulan,pihak penyedia payroll akan langsung mentransfer lengkap dengan deskripsi pekerjaan yang sudah mereka lakukan. Tentu saja ada beberapi otorisasi dari pihak-pihak terkait seperti kepala departemen hrd maupun keuangan. Otorisasi pun bisa dilakukan dengan mudah. Para kepala departemen ini cukup login saja dan akan terlihat tampilan khusus para supervisor pemberi keputusan. Pekerjaan bisa menjadi efektif dan gaji akan ada ditangan karyawan tepat waktu.
Kesimpulannya, Software Payroll bisa menjadikan perusahaan lebih rapi dan terorganisir.dengan adanya struktur organisasi yang jelas, para karyawan akan bekerja secara lebih tersturktur karena mereka tahu akan kemana mempertanggungjawabkan semua hasil pekerjaannya. Para kepala departemen lainpun akan lebih mudah melihat hasil pekerjaan karyawannya. Dengan bekerja efektif maka hasil atau target pun akan terlaksana.